04 – Privacyverklaring
Definitieve beleidsversie | 27 oktober 2026
1. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring is bestemd voor spelers (ook minderjarigen), ouders en voogden, trainers, stafleden, clubbeheerders en andere gebruikers van OurClubTogether. Zij legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik van de clubadministratie en het platform.
2. Wie is verantwoordelijk?
Voor persoonsgegevens die een voetbalclub gebruikt voor haar clubwerking, is die club de verwerkingsverantwoordelijke. De club bepaalt de doeleinden en de rechtsgrond. OurClubTogether verwerkt deze gegevens namens de club. Voor eigen activiteiten zoals platformbeveiliging, contractbeheer en noodzakelijke dienstcommunicatie is de exploitant afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke. Exploitant: Sam Van den Langenbergh, Antwerpseweg 210, 2340 Beerse, België. Contact: noreply@ourclubtogether.be. Voor vragen over clubgegevens is de betrokken club het eerste aanspreekpunt.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van de rol en de clubwerking gaat het om namen, contactgegevens, account- en toegangsgegevens, relaties tussen spelers, ouders, ploegen en clubs, seizoensinformatie, activiteiten, aanwezigheden, uitnodigingen en clubcommunicatie. Voor beveiliging kunnen ook toegangs- en auditgegevens worden verwerkt. Het platform is niet bedoeld voor medische dossiers, biometrische gegevens of rijksregisternummers. Clubs en gebruikers horen geen onnodige gevoelige gegevens in vrije tekst op te nemen.
4. Waarom en op welke basis?
Clubs gebruiken persoonsgegevens voor hun leden- en ploegadministratie, organisatie van activiteiten, aanwezigheden, communicatie en toegangsrechten. De club bepaalt en communiceert daarvoor zelf de toepasselijke rechtsgrond. Voor eigen verwerkingen gebruikt de exploitant in beginsel het gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG) voor beveiliging, misbruikpreventie, noodzakelijke operationele communicatie en het bewaren van bewijs van contractaanvaarding en eventuele rechtsvorderingen. Als een gebruiker zelf een overeenkomst met de exploitant heeft, kunnen noodzakelijke verwerkingen voor de uitvoering daarvan op artikel 6, lid 1, b AVG steunen. Artikel 6, lid 1, c AVG geldt uitsluitend waar een concrete wettelijke verplichting bestaat. Bij gerechtvaardigd belang wordt rekening gehouden met de rechten en belangen van betrokkenen, in het bijzonder minderjarigen.
5. Wie ontvangt gegevens?
Persoonsgegevens zijn toegankelijk voor bevoegde gebruikers binnen de betrokken club, en voor de exploitant voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en ondersteuning. OVHcloud wordt ingezet voor hosting, back-ups en e-mail. De primaire productieomgeving bevindt zich in Frankfurt (Duitsland). Voor eventuele internationale doorgiften gelden de toepasselijke waarborgen van de AVG. Gegevens van de ene club worden niet zonder geldige grond aan andere clubs verstrekt.
6. Hoelang worden gegevens bewaard?
Club- en accountgegevens worden bewaard zolang zij nodig zijn voor de betrokken doeleinden. Tijdelijke wedstrijdimportgegevens: 24 uur; verwijderde notificaties: 30 dagen; overige notificaties: tot en met één volgend seizoen; afgesloten uitnodigingen: 90 dagen; IP-adressen in auditregistraties: 90 dagen; auditregistraties: 730 dagen. Voor eigen databaseback-ups geldt een standaardtermijn van 30 dagen; voor providerback-ups gelden de leveranciersafspraken. Bij beëindiging van een club geldt een exportperiode van 30 kalenderdagen, gevolgd door verwijdering uit de actieve omgeving binnen 7 kalenderdagen, behoudens rechtmatige uitzonderingen. Bewijs van contractaanvaarding kan, voor zover noodzakelijk en rechtmatig, tot 10 jaar na definitieve clubverwijdering worden bewaard.
7. Welke rechten heb je?
Je kunt, wanneer de wettelijke voorwaarden gelden, inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van gegevens vragen, bezwaar maken of toestemming intrekken. Richt verzoeken over clubgegevens aan de betrokken club. Voor eigen verwerkingen van de exploitant kun je het hierboven vermelde contact gebruiken. Verzoeken worden in beginsel binnen één maand beantwoord; in wettelijk toegestane gevallen kan die termijn worden verlengd. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Hoe worden gegevens beschermd?
OurClubTogether past passende maatregelen toe, waaronder toegangsbeperkingen per club en rol, beveiligde verbindingen, account- en sessiebeveiliging, logging en back-ups. De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wie deze nodig heeft.
9. Wijzigingen
Deze verklaring wordt aangepast wanneer de verwerking of toepasselijke afspraken wezenlijk wijzigen. De actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de dienst.